FAQ / Beispiele für Spesen

Urs Peter nimmt an einer Konferenz in Paris teil, die um 9:30 Uhr beginnt. Die erste Bahnverbindung ab Zürich kommt um 11:00 Uhr an, ein früher Flug um 7:45 Uhr.

Sofern eine virtuelle Konferenzteilnahme nicht in Frage kommt, gilt die Strecke Zürich–Paris als Dienstreise [§4 lit a & §5 Abs. 1]. Für Reisen bis zu 6 Stunden Fahrtzeit ist die Bahn zu nutzen [§9 Abs. 2]. Ausserhalb des Zürcher Verkehrsverbundes wird die 1. Klasse erstattet – etwa für ein ungestörteres Arbeiten unterwegs [§6 Abs. 1]. Fahrten in der 2. Klasse sind immer möglich.

Optionen:

• Da die Ankunft mit der Bahn nicht rechtzeitig für den Konferenzbeginn erfolgt, reist Urs Peter am Vortag an und rechnet eine zusätzliche Übernachtung ab [§12 Abs. 1].
• Urs Peter kann aus beruflichen oder privaten Gründen (z.B. Kinderbetreuung) nicht am Vortag anreisen und wählt daher den frühen Flug am Konferenztag [§9 Abs. 2]. Da es ein innereuropäischer Flug ist, wird die Economy Klasse erstattet [§9 Abs. 3].
• Urs Peter kann bei der Zugfahrt bzw. für die Anreise zum Flughafen die Strecke ab Präsenzarbeitsort (hier: Zürich) abrechnen. Davon kann abgewichen werden, wenn der Weg vom Wohnort aus (z.B. Basel) kürzer ist [§4 lit. b].

Barbara Peter beteiligt sich an einem Forschungsprojekt, das teils in Zürich, teils an der Universität Lausanne durchgeführt wird. Die Zusammenarbeit erfolgt teils virtuell und teils vor Ort. Barbara Peter wird daher mehrfach von Zürich nach Lausanne reisen.

Bei erwarteten, regelmässigen Dienstreisen ist zu prüfen, ob sich ein dienstliches Halbtax-, Strecken- oder Generalabonnement lohnt.

Optionen:

• Barbara Peter hat vor einigen Monaten ein privates Halbtax-Jahresabonnement für 185 Franken gekauft. Eine Hin- und Rückfahrt in der 1. Klasse kostet sie somit 127 Franken. Die UZH erstattet Barbara Peter also die Fahrt zum Halbtax-Tarif und – da die Kosten über 50% des Preises des Halbtax-Abonnements betragen [§6 Abs. 2] – auch das private Halbtax-Abonnement.
• Falls Barbara Peter kein privates Halbtax-Abonnement hat, zahlt die UZH in diesem Beispiel mit der ersten Fahrt auch ein neues, dienstliches Halbtax [§7 Abs. 1].
• Je nachdem, wie oft Barbara Peter erwartet, nach Lausanne zu fahren, kommen auch ein dienstliches Streckenabonnement oder ein Generalabonnement in Frage. Die Wahl hängt davon ab, ob die erwarteten Dienstreisen mit dem jeweiligen Abonnement günstiger sind, als die Einzelfahrten zum Halbtax-Tarif plus die Kosten für das Halbtax-Abo [§7 Abs. 2]. Dienstliche Generalabonnemente müssen zudem vorab bei der Abteilung Personal oder der Abteilung Professuren beantragt und durch den Direktor Finanzen bewilligt werden [§7 Abs. 3 & 4].
• Wenn Barbara Peter ein privates Generalabonnement hat und die Zahl der Reisen nach Lausanne kein dienstliches Generalabonnement rechtfertigt, erstattet die UZH die einzelnen Fahrten zum Halbtax-Tarif [§6 Abs. 3]. Da Barbara Peter für diese Reisen kein Ticket hat, genügt ein Eigenbeleg (z.B. eine formlose Auflistung der Reisen mit Datum und Halbtax-Tarif) für die Spesenabrechnung [§3 Abs. 3].

Urs Peter muss für Laboranalysen immer wieder innerhalb eines Tages zwischen den beiden Präsenzarbeitsorten am Standort Irchel und am Standort Schlieren pendeln.

Ist der Transfer zwischen Präsenzarbeitsorten nicht zu Fuss möglich, liegt laut kantonalem Recht eine Dienstreise vor [§4 lit. c]. So weit wie möglich, sind die öffentlichen Verkehrsmittel zu nutzen. Entstehen dadurch zusätzliche Fahrtkosten, werden diese erstattet [§5 Abs. 2 & §3 Abs. 1]. Wenn die öffentlichen Verkehrsmittel nicht infrage kommen (z.B. wegen der Reisezeit), können private Fahrzeuge oder Shared Mobility / Taxiangebote genutzt werden.

Optionen:

• Fährt Urs Peter mit dem eigenen Auto, werden pauschal Fr. 0.70 pro Kilometer erstattet, bei Nutzung eines privaten Zweirads sind es Fr. 0.35 [§8 Abs. 2].
• Für Shared Mobility (Publibike, e-Scooter, …) oder Taxis werden die effektiven Auslagen gemäss Beleg erstattet [§8 Abs. 3 & 4].

Barbara Peter hält einen Vortrag an einer amerikanischen Universität. Aufgrund einer Verletzung reicht die Beinfreiheit in der Economy-Klasse nicht aus.

Auslagen für Flüge in der Economy-Klasse werden grundsätzlich übernommen. Wenn die Economy-Klasse ausnahmsweise nicht in Frage kommt (z.B. Verletzung und fehlende Beinfreiheit), können die Leitungen von Verantwortungsbereichen für sich oder für ihre Mitarbeitenden bei Interkontinentalreisen Flüge in der Economy First oder Business-Klasse bewilligen [§9 Abs. 3]. Andernfalls wären die Mehrauslagen (Economy First oder Business-Klasse gegenüber Economy Klasse) selbst zu tragen.

Optionen:

• Je nach zeitlichen und finanziellen Rahmenbedingungen sollten möglichst Nonstop-Flüge gewählt werden [§9 Abs. 4].
• Eine zusätzliche Übernachtung wird übernommen, wenn dadurch die Reisekosten – etwa wegen eines günstigeren Flugs – insgesamt sinken [§ 12 Abs. 2].

Das Hotel von Barbara Peter bietet keine Verpflegung. Für das Frühstück zahlt Barbara Peter in einem nahegelegenen Café umgerechnet 18 Franken. An der amerikanischen Universität gibt es ein Mittagessen für 24 Franken. Am Abend isst Barbara Peter mit Kolleg:innen im Restaurant und wählt ein Menü für 93 Franken.

Auf Dienstreisen werden gegen Beleg für Frühstück, Mittag- und Abendessen jeweils maximal 20 Franken erstattet. Barbara Peter erhält also 58 Franken: Das Frühstück wird vollständig erstattet, das Mittag- und Abendessen anteilig mit 20 Franken [§10 Abs. 1].

Urs Peter veranstaltet einen Workshop an der Universität Zürich und lädt für zwei Keynote Vorträge Kolleg:innen von anderen Hochschulen in Europa ein. Während des Workshops wird eine Mittagsverpflegung angeboten. Zum Abschluss lädt Urs Peter beide zum Abendessen ins Restaurant ein. Dies kostet für drei Personen 250 Franken inklusive 20 Franken Trinkgeld.

Für Anreise und Unterbringung in Zürich kann Urs Peter den beiden eingeladenen Kolleg:innen ihre Auslagen gemäss Spesenreglement UZH erstatten [§1 Abs. 2]. Im vorliegenden Beispiel also eine Zugfahrt (bis 6 Stunden) in der 1. Klasse und die notwendigen Übernachtungen in einem Hotel mittlerer Preisklasse inklusive Frühstück (sogenannte «allgemeine Reisekosten Dritte», da kein Flug dabei ist).
Für das gemeinsame Abendessen werden die gesamten Kosten übernommen, da es sich um Repräsentationskosten (Betreuung von Eingeladenen) handelt [§14, Abs. 1 & 3]. Entscheidend ist, dass die Leitung des [zahlenden] Verantwortungsbereichs einverstanden ist und die Kosten dem Repräsentationszweck angemessen sind [§14 Abs. 2]. Für die Spesenabrechnung müssen Name und Funktion aller Teilnehmenden und das Restaurant ersichtlich sein. Bei Trinkgeld sollte der Zahlungsbeleg sowie die Originalrechnung eingereicht werden [§17 Abs. 4].

Barbara Peter lädt zur Feier eines abgeschlossenen grossen Drittmittelprojekts das Team ins Restaurant ein. Für ein Mittagessen mit 7 Personen zahlt sie 350 Franken.

Da es sich hier um einen Anlass für interne Mitarbeitende ohne Gäste handelt, liegen «Kosten mit Personalaufwandcharakter» (auch «übrige Personalkosten») vor [§16 Abs. 1]. Die Regeln zur Bewilligung (Leitung zahlender Verantwortungsbereich), Angemessenheit und Abrechnung entsprechen denen für Repräsentationsspesen [§16 Abs. 2 & 3].