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UZH für Mitarbeitende

Allgemeine Informationen zu Spesen

Das Spesenreglement der Universität Zürich vom 21. November 2023 regelt die Erstattung von beruflichen Auslagen. Da Spesen den Mitarbeitenden direkt, also persönlich zugutekommen, unterliegen sie eigenen Regelungen. Spesen werden unterteilt in Auslagen für Dienstreisen, für Repräsentation und in sonstige berufsnotwendige Auslagen. Im Folgenden sind jeweils die Grundsätze («in der Regel») zusammengefasst, Details siehe FAQ und das Spesenreglement selbst.

Dienstreisen sind Reisen im Auftrag der UZH, dazu gehören beispielsweise mehrmonatige Forschungsaufenthalte ebenso wie Fahrten zwischen verschiedenen Präsenzarbeitsorten am gleichen Tag. Der Arbeitsweg selbst ist keine Dienstreise. Erstattet werden alle erforderlichen Auslagen. Von der Erstattung ausgenommen sind Auslagen, die aus eigenem Verschulden entstehen (z.B. versäumte Annullierungen) und Auslagen für private Aktivitäten während/im Anschluss an die Dienstreise.
 

Erstattet werden für

1) Dienstreise

2) Unterkunft und Verpflegung

3) Sonstiges

  • Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln ab Präsenzarbeitsort.

  • Kosten für die 1. Klasse bei Zielen ausserhalb ZVV, sonst 2. Klasse.

  • Flugreisen (Economy Klasse) bei Zielen mit mehr als 6 Stunden Fahrtzeit im Zug.

  • Abonnemente, wenn sie günstiger sind, als die erwarteten Fahrtkosten mit einem Halbtax-Abonnement.
  • Unterkünfte in mittlerer örtlicher Preisklasse.
  • bei privater Unterkunft bis Fr. 80 pro Aufenthalt.
  • zusätzliche Übernachtungen für eine ökologischere oder eine günstigere Anreise.
  • maximal Fr. 60 pro Tag (Fr. 20 pro Mahlzeit) für auswärtige Verpflegung.

  • Notwendige Nebenauslagen z.B. für Einreisevisa oder Impfungen.

  • Besuche von Veranstaltungen, die Ziel der Dienstreise sind.

  • Nebenauslagen wie ortsübliche Trinkgelder, Telefonie oder Parkgebühren.

     

Repräsentationsauslagen entstehen bei der Betreuung von Gästen der UZH (Einladungen zu Events oder Mahlzeiten). Analog gehandhabt werden die sogenannten "übrigen Personalkosten" (Einladung von Internen wie beispielsweise Teamevents). Erstattet werden die vollen Kosten. Wichtig ist:
•    Die Leitung des jeweiligen (i.S.v. "zahlenden") Verantwortungsbereichs muss Auslagen vorher genehmigt haben.
•    Die Höhe der Auslagen muss im Verhältnis zum Repräsentationszweck angemessen sein.
•    Bei der Eingabe der Spesenabrechnung müssen Namen und Funktion aller Eingeladenen aufgeführt werden.

Weitere berufsnotwendige Auslagen umfassen die bereits erwähnten übrigen Personalkosten sowie Auslagen für kurzfristig benötigtes Betriebsmaterial (z.B. Ersatz von IT oder Arbeitsmaterial auf einer Dienstreise). Erstattet werden die vollen Kosten.

Weiterführende Informationen

Kontakt

Reglement über die Spesenvergütung an der UZH