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Unterbrechungen am Arbeitsplatz sind unvermeidlich, können jedoch die Produktivität beeinträchtigen und die Gesundheit gefährden, wenn sie nicht angemessen gehandhabt werden. Hier sind einige Tipps, wie Sie effektiv mit Unterbrechungen umgehen können:
1. Priorisierung von Aufgaben
Neue E-Mails oder Telefonate müssen nicht immer sofort bearbeitet werden. Verschieben Sie Aufgaben bewusst und ordnen Sie sie neu, um eine effektive Bearbeitung zu gewährleisten.
2. Arbeitszeit planen
Strukturieren Sie Ihre Arbeitszeit in sogenannten "Arbeitsblöcken", in denen Sie sich auf konzentrierte Arbeit ohne Unterbrechungen konzentrieren können.
3. Kommunikation optimieren
Klären Sie mit Kollegen und Vorgesetzten, wann Sie besonders konzentriert arbeiten müssen. Kommunizieren Sie, wenn Sie für eine bestimmte Zeit nicht gestört werden möchten.
4. Unterbrechungen minimieren
Schaffen Sie eine Umgebung, die Ablenkungen minimiert. Nutzen Sie Kopfhörer, um Lärm zu reduzieren, und signalisieren Sie anderen, wenn Sie nicht gestört werden möchten.
5. Priorisierte Rückrufe
Falls Sie Anrufe oder Meetings haben, priorisieren Sie diese bei Bedarf und planen Sie sie zu Zeiten ein, die für Ihre Produktivität weniger kritisch sind.
6. Digitale Benachrichtigungen steuern
Deaktivieren Sie nicht notwendige Benachrichtigungen auf Ihrem Computer und Smartphone, um Ablenkungen durch E-Mails, soziale Medien oder andere Apps zu minimieren.
7. Pausen einplanen
Planen Sie bewusst Pausen ein, um sich zu erholen und soziale Interaktionen zu ermöglichen. Dies kann helfen, Spannungen zu reduzieren und die Konzentration aufrechtzuerhalten.
8. Effektive Meetings
Halten Sie Meetings kurz und zielgerichtet. Teilen Sie die Tagesordnung im Voraus mit, um die Diskussion zu fördern und unnötige Unterbrechungen zu vermeiden.
9. Notfallprotokoll
Entwickeln Sie einen Handlungsplan für dringende Situationen, um sicherzustellen, dass wichtige Angelegenheiten auch bei Unterbrechungen nicht übersehen werden.
10. Flexibilität bewahren
Seien Sie flexibel und passen Sie Ihre Arbeitsweise an unerwartete Unterbrechungen an. Priorisieren Sie Aufgaben neu, um dennoch produktiv zu bleiben.
11. Bewusst entscheiden
In Unterbrechungssituationen ist es oft besser, nicht sofort zu reagieren. Nehmen Sie sich Zeit, um die Situation umfassend wahrzunehmen, bevor Sie entscheiden.
12. Ursachen finden
Untersuchen Sie die Ursachen von Arbeitsunterbrechungen. Häufige Gründe sind Unwissenheit, fehlende Absprachen oder nicht klar vermittelte Zeiten ungestörten Arbeitens.
13. Teamarbeit
Tragen Sie dazu bei bzw. veranlassen Sie, dass in Ihrem Team neue Verhaltensregeln aufgestellt werden, um gemeinsam die Quellen von Unterbrechungen zu identifizieren und abzustellen.
14. Effizientes Multitasking
Bedenken Sie die Reibungsverluste beim ständigen Umschalten zwischen Aufgaben. Entscheiden Sie bewusst, ob eine sofortige Reaktion sinnvoll ist oder ob andere Möglichkeiten genutzt werden können (verzögerte Bearbeitung, gleichzeitige Bearbeitung, Weitergabe von Aufgaben).
15. Aktive Freizeit als Stressprävention
Ausreichend Schlaf, entspannende Tätigkeiten, sportliche Aktivitäten sind ein guter Ausgleich zum beruflichen Stress und verbessern die psychische Widerstandsfähigkeit. Darüber sollten Sie Dinge tun, die Ihnen Spass machen, andererseits aber auch eine Herausforderung darstellen.
Dieses frei zugängliche evidenzbasierte Tool benötigt ca. 20 min und erfragt relevante Stressoren und Ressourcen des eigenen Arbeitsplatzes. Anhand des Ergebnisses werden zudem Tipps abgegeben, wie die einzelnen Stressoren und Ressourcen im Arbeitsalltag optimiert werden können.
Friendly Workspace: Job-Stress-Analysis
https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A78.html https://www.bgm-ag.ch/files/public/literatur/pdf/bitte-nicht-stoeren.pdf
Semmer, N. K., Zapf, D., & Dunckel, H. (1999). Instrument zur Stressbezogenen Tätigkeitsanalyse (ISTA) [Instrument for stress-oriented task analysis (ISTA)]. In H. Dunkel (Ed.), Handbuch psychologischer Arbeitsanalyseverfahren (pp. 179–204). Zürich, Switzerland: vdf Hochschulverlag an der ETH.
